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Comment organiser des réunions réussies ?

Organiser une réunion, c’est comme organiser une fête. Pour la réussir, il faut un minimum de préparation et une organisation qui tend vers la perfection pour éviter les mauvaises surprises. Nous vous proposons alors un guide sur comment organiser des réunions réussies. Ces conseils et astuces pourront être appliqués quel que soit le domaine d’intervention de l’entreprise. Soyez désormais sûr d’organiser des réunions plus que réussies.

Trouver le lieu qui convient

Le lieu de la réunion est le tout premier élément que vous devez vous atteler à trouver. Il faut trouver un lieu qui convient à votre besoin, surtout pour ce qui est de la taille. Une salle beaucoup trop grande ne convient absolument pas lorsque les personnes conviées ne sont pas nombreuses. Une salle trop petite n’est pas non plus conseillée lorsque vous attendez un certain nombre de personnes. La taille de la salle de réunion doit être adaptée au nombre de personnes attendues. MeetingPoint vous propose plusieurs espaces pour vos réunions.

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Il est aussi important que le lieu de la réunion soit facilement accessible. Le bâtiment qui abrite la salle ne doit pas être difficile à trouver. Si les ascenseurs sont en panne, tournez-vous vers une salle au rez-de-chaussée. Cela évitera les retards à la réunion.

Prévoir le matériel nécessaire

Un autre point essentiel pour la réussite d’une réunion est la mise à disposition de tout le matériel nécessaire. Si une projection d’images est prévue alors vous devez réserver un vidéo projecteur qui a les bons câbles. Parfois, on a l’ensemble du matériel sous la main sans que ceci ou cela ne marche. Une chose est donc d’avoir le matériel qu’il faut et une autre est qu’il soit fonctionnel. Il est recommandé de toujours faire les dernières vérifications avant l’arrivée des participants à la réunion.

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Dans le cas où des lots de documents doivent être utilisés, il est important de faire les copies et d’être sûr d’en avoir le nombre nécessaire. Faites une (01) ou deux (02) en surplus pour les imprévus. Une copie mal faite ou pas nette pourra alors être remplacée sans que cela n’empiète sur le nombre.

Savoir disposer les tables et les chaises

Pour les réunions, vous avez la possibilité de faire une table ronde ou rectangle. Lorsque le nombre de personnes conviées est élevé, la table rectangle est plus adaptée. Les participants pourront alors s’asseoir les uns devant les autres. Cela rend les échanges plus faciles.

Avoir un planning et s’y tenir

Établir un planning est nécessaire pour savoir par où commencer la réunion et par où la clôturer. Éviter surtout d’avoir un planning trop long. Une réunion qui s’étend sur la longueur peut ne plus rien avoir d’intéressant. Aussi, faites tout pour rester dans les temps et vous en tenir au planning.

Prévoir une collation

La collation pour une réunion n’a souvent rien de grandiose et peut facilement entrer dans le budget. Il est toujours bien de se retrouver autour d’un petit repas après une réunion. Cela permet non seulement de détendre l’atmosphère, mais aussi de calmer la faim.